Falar de controlar as finanças parece que estamos tentando ensinar o “pai nosso para o vigário”, como diria os mais antigos.
Afinal, todos nós, a nosso modo, sabemos como controlar nossas finanças! E sim, todos os modos estão corretos. Até a hora em que perdemos o controle e cometemos alguma falha que gere algum prejuízo, seja de tempo, seja um embaraço com algum cliente ou fornecedor, seja retrabalhos ou de valores mesmo.
Então vamos trocar algumas ideias sobre quais métodos estão mais adequados para cada gestor de finanças e para cada momento que a empresa está.
Existem gestores financeiros que controlam praticamente todo o financeiro de “cabeça” e utilizam apenas o extrato bancário para conferir se esqueceu de pagar algum fornecedor ou mesmo para ter certeza de que todos os clientes pagaram, estes só olham as receitas depois de perceber que o saldo está menor que o esperado.
Obviamente, este tipo de gestor está sempre literalmente “correndo atrás de prejuízos”, pois mesmo que tenha poucas contas a pagar e poucos clientes, sempre gastará seu tempo conferindo, enviando comprovantes, cobrando e tendo retrabalhos. Como sabemos, o nosso “tempo” é muito caro para perdermos com esse tipo de situação.
E tem aqueles gestores que “dominam” as planilhas ou até mesmo compram planilhas prontas para auxiliar na gestão financeira de seu negócio. O que parece que vai aliviar os prejuízos de tempo acabam gerando outros tão similares que logo desistem de usar as planilhas. Pois só eles entendem quanto a fazer os lançamentos, não conseguem compartilhar com outras pessoas sem que haja uma grande possibilidade de erros com várias pessoas acessando a mesma planilha e tantos outros problemas comuns nesta situação.
Visto que o barato pode sair caro no final, então qual é a melhor forma de uma empresa, seja do tamanho que for, controlar e organizar suas finanças afinal?
Teria que existir um ambiente onde o gestor tenha certeza de que todos os valores do que foi vendido ou dos serviços prestados sejam gerados, salvos e recebidos ou planejados para receber, no momento da operação, seja venda ou serviço e não “lançar” depois em planilhas ou cadernos. Um ambiente de “contas a receber” integrados com a geração de receitas da empresa.
Um outro ambiente onde você possa planejar todos seus gastos, sejam mensais ou esporádicos, categorizar em um “plano de contas” simples que o gestor da empresa entenda, que seja do seu jeito de trabalhar e não apenas que o contador registre para fins fiscais. Um ambiente de “contas a pagar” organizado e que avise antecipadamente quando tem contas a vencer.
Seria importante ter uma ideia clara e com controle total do que e quando será pago e do que e quando terá a receber no futuro próximo, pelo menos no mês, se pensar em curto prazo. E conseguir visualizar de forma simples, dia a dia, dos valores que tem a receber e das contas que tem a pagar e quanto tem em seu caixa, incluído o banco, em cada um desses dias. Ou seja, um ambiente que o gestor visualize um “fluxo de caixa” do que entra, sai e sobra de valores por dia.
Por fim, um ambiente consolidador de todas as finanças da empresa, onde é possível ver de forma consolidada ou até analítica, como foi o resultado da empresa no período, ou seja, por mês. Que possa ser fácil de comparar os meses, mostrando a evolução das receitas, das despesas e do resultado do seu negócio. Consolidado no “DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício)” que também é ferramenta essencial de gestão financeira.
É exatamente essas funções ou ambientes que são processos sistematizados e automatizadas no sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais). Então qualquer gestor, seja de finanças ou proprietário do seu negócio, que utilizar corretamente os recursos financeiros do seu ERP, desta vez ganhará o “tempo”, ao contrário daqueles que insistem em planilhas ou desmerecer o trabalho de controlar as finanças, utilizando apenas seu extrato bancário.
Com tantas opções de ERP disponíveis no mercado, para micro, pequenas, médias e grandes empresas, não existe motivo para o gestor remediar com alternativas que insistem em perder ao invés de ganhar tempo!
